Vergaderen; het is iets dat bij veel beroepen en bedrijven hoort en dat vaak niet echt gemist kan worden. Vergaderingen verlopen echter bij lange na niet altijd soepel en zouden vaak een stuk effectiever kunnen. In dit artikel geven we daarom vijf tips voor een goede en vlot lopende vergadering.
De juiste locatie
Wanneer je wilt dat een vergadering vlot en soepel verloopt, is het fijn als je een locatie hebt waar jullie ook goed kunnen zitten. Een grote tafel waarbij iedereen elkaar aan kan kijken en eventueel een scherm of whiteboard voor presentaties is altijd handig. Je kunt dan een vergaderruimte in Amsterdam huren. Een goede vergaderruimte is de basis voor iedere goede vergadering. Zorg er dus voor dat je een fijne vergaderplek hebt.
Bereid de vergadering goed voor
Vaak wordt een vergadering gepland, waarna er pas weer aan gedacht wordt vlak voor de vergadering. Dat is niet handig, want een vergadering behoeft een goede voorbereiding. Wanneer je voorbereid wat er tijdens de vergadering besproken moet worden, kun je gemakkelijk bij het punt van bespreken blijven en is uitwijden lastiger. Zo voorkom je dat de vergadering alle kanten op springt en zo de belangrijke punten niet besproken worden.
Zorg voor het nodige materiaal
Een vergadering zonder materiaal is lastig. Je hebt immers iemand nodig die kan notuleren, maar ook misschien een whiteboard om bijvoorbeeld aantekeningen op te maken of punten op te schrijven. Verder zijn voldoende pennen en papier altijd handig. Wanneer je een goede vergaderlocatie in Amsterdam huurt, weet je zeker dat je alles wat je nodig hebt bij de hand hebt.
Ga voor een brainstorm
Moet er een nieuw idee bedacht worden? Houd dan eens een brainstorm. Doe dit het liefste aan het begin van de vergadering, zodat de hoofden nog leeg zijn. Alles is mogelijk bij een brainstorm, iedereen mag dus alles zeggen en alles wordt opgeschreven. Er zijn geen domme ideeën. Zo voorkom je dat een toekomstig plan misschien niet op tafel wordt gelegd, omdat het in eerste instantie niet perfect is.
Houd de tijd in de gaten
Wanneer je aan de slag gaat met vergaderen, is het slim om een vast tijdsschema aan te houden. Vaak wordt namelijk uitgeweken naar andere onderwerpen, waardoor kostbare vergader tijd verloren gaat. Benut je vergadertijd goed en houd de tijd in de gaten. Zo voorkom je ook dat de vergadering eindeloos lang duurt. Daar heeft immers iedereen een hekel aan.
