Volg een Excel cursus / training, of een Power bi cursus in Amsterdam

Wanneer een bedrijf, maar ook een particulier, investeert in Microsoft Office, dan is het erg jammer wanneer de mogelijkheden van dit officepakket niet ten volle worden gebruikt. Toch zie je in de praktijk dat veel van de eindgebruikers van office programma’s zoals Excel alleen de basisfunctionaliteiten gebruiken. Om de investering in MS Office eruit te halen, maar ook om een bedrijf of organisatie te professionaliseren, is een Excel training dan op zijn plaats.

Waarom een Excelcursus?

Misschien hebt u zich weleens afgevraagd: waarom kan de afdeling financiën niet de cijfers aanleveren zoals ik ze zou willen zien? Een ander voorbeeld is een medewerker die voor de organisatie een declaratieformulier moet maken, maar er niet uitkomt hoe verschillende valuta automatisch bij elkaar op te tellen, of hoe toekennen van vergoedingen van reisonkosten te automatiseren in een excelsheet. Dit zijn maar twee simpele voorbeelden, er zijn er veel meer te bedenken. Wanneer medewerkers een training hebben gevolgd, zijn bovenstaande voorbeelden verleden tijd. Zij zullen zelfs tot meer in staat zijn. Volgt men daarnaast een Power BI training, dan kan het management verwachten gedegen management informatie te krijgen. Over Power BI volgt later in deze tekst meer informatie.

Wat zijn de positieve effecten van een Excel training?

Hierboven is al één positief effect genoemd, de medewerker kan na een Excelt raining beter gebruik maken van de mogelijkheden die Excel te bieden heeft en kan daardoor effectiever en efficiënter te werk gaan. Maar dat niet alleen: de documenten die de medewerkers opleveren (zowel voor intern als extern gebruik) zullen een professionelere uitstraling hebben. Een derde effect is dat de werknemer meer plezier in zijn werk zal hebben in de wetenschap dat hij spreadsheets aanlevert die goed in elkaar zitten, dat verhoogt het zelfvertrouwen.

Wordt de cursus Excel in Amsterdam gegeven?

Wanneer Quality Mentor de training verzorgt, kan dat in heel Nederland, dus ook in Amsterdam. Zelfs in-company training behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast is een online Excel cursus een optie. Dit is handig wanneer mensen bijvoorbeeld liever de training in de avonduren thuis (in eigen tempo) willen volgen.

Chatbot

Of de training nu klassikaal (in-company of op locatie) of online wordt gevolgd, online ondersteuning is altijd aanwezig, dat betekent 24/7. Quality Mentor biedt namelijk een chatbot. Wanneer een medewerker het geleerde in praktijk wil brengen, maar er even niet uitkomt, kan de chatbot worden geraadpleegd. Dit houdt in dat vragen direct worden beantwoord en de medewerker verder kan. Maar ook is het zo dat de kennis van medewerker op een hoger peil wordt gebracht, want van zelf het geleerde in de praktijk brengen leert men het beste. Een ander voordeel is dat de IT-afdeling of applicatiemanager minder belast wordt met vragen van medewerkers.

De chatbot kan ook gebruikt worden voor een dagelijkse 5-minuten “mini training”. Er wordt dan steeds één onderwerp aangehaald om te oefenen. Mensen hebben het vaak al druk genoeg met hun dagelijkse werkzaamheden, daarom is een trainingsmoment van 5 minuten per dag niet belastend. Het wordt juist vaak als aangenaam ervaren om even iets anders te doen.

Training Microsoft Office

Een Excel training is uitermate geschikt voor mensen die veel met cijfers bezig zijn:

• de afdeling inkoop,
• sales
• of de financiële administratie.
• Maar ook management ondersteuners zijn hier vaak mee gebaat.

Aan het begin van deze tekst is al aangegeven dat niet alleen de applicatie Excel, maar het hele officepakket vaak niet volledig wordt benut. In de praktijk blijkt voor wat betreft Word dat regelmatig de vaardigheid ontbreekt voor taken als het goed opmaken van een tekst met kopteksten en/of verwijzingen en het daaruit maken van een automatische inhoudsopgave, het verzenden van een mailing d.m.v. de mailmerge optie, het vastleggen van steeds terugkomende blokken tekst in de zogenaamde "building blocks”, etc. Ook de vaardigheid voor het maken van een goed verzorgde PowerPoint presentatie kan nog weleens onvoldoende blijken te zijn. Vooral een organisatie die documenten maakt voor externen, bijvoorbeeld cliënten, moet het hebben van een professionele uitstraling. Voordat besloten wordt om medewerkers training aan te bieden, is het goed om naar de werkzaamheden van de medewerkers te kijken en te bepalen of er meer nodig is dan alleen Excel. Behalve Word en PowerPoint kan men hierbij ook denken aan aan Power BI. Uiteraard is de werknemer zelf ook goed in staat om aan te geven waar de behoefte ligt.

Management informatie en Power BI

Het is al eerder genoemd: Power BI. Een Excel cursus helpt mensen op weg om cijfermatige informatie, zoals management informatie, op een goede manier te verwerken. Nadat medewerkers een Power Bi cursus hebben gevolgd, kunnen er rapportages worden gemaakt waarbij de gegevens uit verschillende bronnen van data worden gehaald, waarvan Excel er een is. Het voordeel van Power BI t.o.v. Excel is dat men binnen enkele minuten na het invoeren van data een rapportage kan opleveren. Deze rapportage kan met Power BI direct worden gedeeld, zowel intern als extern, o.a. door het gebruik van een iOS of Android app. De rapportage die uit Power BI wordt gegenereerd ziet er bovendien qua visualisatie zeer professioneel uit.

Het ideale opleidingsprogramma voor medewerkers

Zoals al eerder aangegeven, is het goed om, voordat men medewerkers training gaat aanbieden, een pas op de plaats te maken en te kijken: voor welke afdelingen en hun medewerkers zijn welke trainingen het meest gewenst. Zo zal een office manager die correspondentie verzorgt voor het management Word goed moeten beheersen, maar ook met Excel en PowerPoint moeten kunnen omgaan. Dit geldt ook voor de verkoopafdeling. Maar laatstgenoemde zal wellicht ook Power BI goed kunnen gebruiken. Ook een afdeling HRM is gebaat met Excel en wellicht Power BI om het management op de hoogte te kunnen houden van in- en uitstroom en ziekteverzuim. Zo zijn er tal van varianten te bedenken. Daarbij is het belangrijk om te bepalen welke werknemers een basistraining nodig hebben en welke gevorderd zijn. Worden alle medewerkers voor hetzelfde trainingsniveau aangemeld, dan is dat weggegooid geld. Het risico is dat iemand tijd zit te verkwisten bij een basistraining of andersom: niet meekomt bij een training voor gevorderden.

Advies

Er is de laatste jaren veel aan nieuwe applicaties bijgekomen en het kan voor een werkgever best een uitdaging zijn om te bepalen welke applicaties geschikt zijn voor welke werknemers en een opleidingsprogramma voor de medewerkers uit te werken. Quality Mentor staat uw organisatie graag bij om hier een helpende hand in te bieden.